Junta Administradora del Cementerio General y Las Rosas de Alajuela

Aspectos generales para presentar ofertas

 

1. Definiciones:

1. Cartel: constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas constitucionales aplicables al procedimiento. Está constituido por especificaciones técnicas del proceso de contratación, condiciones generales, modificaciones, aclaraciones y documentos anexos entre otros.
2. Oferta: manifiesto de la voluntad del participante dirigido a la administración a fin de celebrar un contrato con ella, conforme las estipulaciones cartelarias.
3. Oferente: se refiere a la persona física o jurídica que presenta una oferta formal dentro de un concurso específico.
4. Adjudicatario: es el oferente sobre el cual recae de manera total o parcial la selección de contratación de bienes o servicios.

 

        II. Aclaraciones

1. Las aclaraciones al Cartel serán canalizadas exclusivamente por medio de la unidad administrativa responsable de la Contratación Administrativa.
2. En todo momento antes de la apertura de las ofertas podrá solicitarse aclaración al Cartel, sin embargo, no se garantiza que se atenderán las consultas presentadas extemporáneamente, es decir fuera del primer tercio del plazo fijado para la apertura de las ofertas.
3. Las modificaciones al cartel, el resultado de aclaraciones y objeciones se publicarán en la página web de JACA para conocimiento de los oferentes. Los oferentes no podrán alegar desconocimiento de estos documentos si los mismos fueron publicados en el sitio web.

 

        III. Requisitos formales para la presentación de ofertas

1. Las ofertas deben presentarse en la unidad de Contratación Administrativa de JACA debidamente foliadas, en original, preferiblemente en sobre cerrado, antes de la hora límite señalada para la recepción de la misma.
2. Entregar la oferta impresa en papel bond blanco, preferiblemente sin empastar, para facilitar la incorporación de la misma al expediente de contratación.
3. Las ofertas se presentarán en idioma español.
4. La oferta debe indicar de forma visible: nombre del oferente, su número de cédula (física o jurídica), domicilio en Costa Rica, número de teléfono, correo electrónico e información de la persona de contacto.
5. La oferta ilegible, que contenga omisiones, alteraciones, borrones, tachaduras, sin firmar o que presenten irregularidades de cualquier clase, no serán admisibles. En caso de errores subsanables, se aceptará nota aclaratoria debidamente firmada.
6. Una vez entregada la oferta, la misma no podrá ser retirada, entendiéndose que pasa a ser propiedad de JACA.
7. La presentación de la oferta, se interpretará como la aceptación de todoslos extremos del pliego de condiciones y sus modificaciones si existieran, las cuales acepta, salvo manifestación expresa en contrario.
8. En caso de oferta impresa, el sobre y la portada debe estar rotulada de acuerdo con el siguiente formato:
9. Número de contratación
10. Nombre de la contratación
11. Nombre del oferente
12. Dirección exacta del oferente
13. Teléfono del oferente
14. Oferta original 1
15. La oferta debe incluir al inicio un Índice General.
16. Se advierte a los oferentes que no podrán presentarse ofertas alternativas, salvo indicación expresa en las condiciones técnicas.

 

        IV. Requisitos legales para la presentación de la oferta

1. Las ofertas serán suscritas por la persona legalmente autorizada para hacerlo, indicando claramente la condición en que actúa (condición personal, apoderado especial, general etc.).
2. JACA se reserva el derecho de comprobar la exactitud y veracidad de los datos consignados en la oferta. De comprobarse falsedad en la información que se suministra, la oferta se tornará inelegible para todos los efectos. En caso de detectarse información falsa o mala fe en una declaración jurada, JACA dará parte a las autoridades judiciales pertinentes para la investigación del delito de perjurio y falso testimonio.
3. La oferta deberá hacerse acompañar de los siguientes documentos:
4. En el caso de oferente persona física, fotocopia de su documento de identidad.
5. En el caso de persona jurídica, fotocopia del documento de identidad de quien o quienes la representan.
6. Se entenderá por documento de identidad la cédula para los nacionales. En caso de extranjeros, el Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros (DIMEX), o bien fotocopia certificada por notario público del pasaporte o del documento de identidad del país de origen.
7. En caso de persona jurídica, deberá aportar certificación de la personería reciente (máximo un mes), dónde se indique; razón social, número de cédula jurídica, fecha de constitución y vencimiento, domicilio, conformación del capital social y las calidades completas de quien o quienes ejerzan la representación.
8. Certificación sobre la naturaleza y propiedad de las acciones que conforman el Capital Social de la Empresa, esto también podrá incluirse dentro de la personería jurídica descrita en el punto anterior.
9. En el caso de personas inscritas en el extranjero deberá aportarse los documentos homólogos aquí solicitados y debidamente apostillados y legalizados.
10. Personas físicas como jurídicas deberá aportar constancia emitida por la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) donde se indique que se encuentra cotizando en estado activo y al día en sus obligaciones obrero patronales. Con única excepción de los casos dónde sea una persona física que brinde servicios profesionales, dónde podrán estar inscritos ante la CCSS como trabajador independiente.
11. La oferta deberá hacerse acompañar de las siguientes declaraciones juradas, las cuales deberán ser suscritas por el oferente indicando claramente la fecha y lugar de firma:
    1. Declaración jurada indicando que al oferente no le afecta ninguna de las incompatibilidades y prohibiciones previstas la LCA y su Reglamento.
    2. Declaración jurada indicando que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
    3. En el caso de obras; declaración jurada indicando que el oferente ha visitado el sitio del proyecto, conoce y entiende los diseños y planos de construcción.
    4. Estas declaraciones podrán celebrarse en un único documento o de manera separada, o incluso dentro de la corporalidad de la oferta, siempre que cumpla con las formalidades solicitadas. La declaración jurada deberá ser firmada por quien tenga la capacidad jurídica suficiente.

 

       V. Ofertas en conjunto y en consorcio

1. No se admitirán ofertas en conjunto o consorcio, salvo que las condiciones técnicas así lo habiliten, en dado caso aplicarán las siguientes clausulas:
2. Se entenderán ofertas en conjunto por aquellas en dónde dos o más oferentes se unen para cotizar y dónde cada uno responde por la ejecución de su parte, salvo que las obligaciones no puedan diferenciarse, en cuyo caso cada uno responderá solidariamente por la totalidad del contrato. En ofertas conjuntas cada participante deberá cumplir con los requisitos formales establecidos en el Cartel.
3. Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada a fin de reunir o completar requisitos del Cartel, para lo cual deberá adjuntarse a la oferta el acuerdo consorcial en el cual se regulen por lo menos las obligaciones entre las partes firmantes y los términos de su relación con JACA.
4. Las partes de consorcio o conjunto deberán declarar las condiciones de capacidad y su aporte individual en cuanto a solvencia financiera y técnica de cada participante para el cumplimiento del concurso.
5. Ambas partes responderán solidariamente, ante JACA por todas las consecuencias derivadas de su participación y de la participación del consorcio o conjunto en el proceso de contratación o en su ejecución. En dicho acuerdo consorcial se establecerá un representante ante JACA para efectos de la contratación.
6. En caso de ofertas en conjunto o consorcios, una misma empresa sólo puede participar en un consorcio o conjunto para el mismo concurso.

 

        VI. Vigencia de la oferta

1. La oferta debe tener una vigencia solicitada en las especificaciones técnicas, en caso de que las mismas resulten omisas en este punto se solicitará una vigencia no menor a los 90 días naturales.
2. La vigencia se computará a partir de la fecha límite establecida para la recepción de las ofertas.
3. En caso de omisión en la oferta se entenderá que el oferente se ajusta a la vigencia mínima solicitada.

 

        VII. La oferta

1. Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación.
2. Los precios deberán ser finales, firmes y definitivos por la vigencia de la oferta.
3. Los precios totales deberán indicarse en letras y números coincidentes.
4. Los precios deberán indicarse en unitarios, subtotales y totales cuando corresponda.
5. La oferta deberá indicar el precio antes y después de impuestos de venta En caso de que no se detalle, se entenderá el precio con impuestos incluidos.
6. Cuando se ofrezca un descuento deberá indicarse porcentualmente sobre el bien o servicio de referencia e indicar claramente las condiciones que le aplican.
7. Los descuentos que se indiquen posterior al acto de apertura de las ofertas serán válidos, pero no serán considerados para la evaluación de las ofertas.
8. Deberá cotizarse en la moneda que se solicite. Sin embargo, cuando se oferte en moneda distinta a la solicitada, JACA se reserva el derecho a realizar la conversión al tipo de cambio de venta del BCCR para el día de la recepción de las ofertas. Esta conversión será la utilizada tanto para la comparación de ofertas, como para la eventual adjudicación, emisión de orden de compra y final facturación.
9. El oferente en la oferta deberá indicar los precios unitarios y totales y éstos deben ser expresados con un máximo de dos decimales, independientemente de la moneda en la cual se presenta la oferta. El no acatamiento de lo anterior facultará a JACA (en caso de existir más de dos decimales), a utilizar los primeros dos decimales sin aplicar ningún tipo de redondeo sobre los mismos.
10. JACA salvará su responsabilidad cuando el adjudicatario descubriera que, durante el proceso de preparación de la oferta, incurrió en la omisión de cálculo en algún elemento solicitado y este le ocasionara un incremento en los costos previstos. En tal caso, se interpretará como incluido y no podrá ser reconocido como adenda a la oferta.
11. El oferente acepta que no habrá compensación económica, extensión de plazos o concesión de ningún tipo debido a interpretaciones erróneas o incompletas de los documentos de este concurso.
12. Se deberá indicar claramente en la oferta si variaciones en las cantidades de adjudicación modifican los precios unitarios.

 

        VIII. Requisitos financieros de la oferta

1. Solamente cuando se solicite claramente en las condiciones técnicas, el oferente deberá cumplir con los siguientes requisitos: Deberá incluir en la oferta un informe financiero el cual deberá ser emitido por el auditor externo el cual corresponderá a los últimos tres periodos fiscales, y debe incluir como mínimo los Estados Financieros auditados de los últimos tres periodos fiscales cerrados, emitido por un contador público autorizado y debidamente inscrito en el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, dicho profesional deberá estar al día con sus obligaciones gremiales.
2. JACA se reserva el derecho de excluir una oferta, basándose exclusivamente en los criterios técnicos, cuando se considere que el oferente no cuenta con la capacidad o estabilidad financiera suficiente para ejecutar el contrato, salvaguardando así de cualquier riesgo los intereses de JACA en procura de la protección de los fondos públicos.
3. En cualquier proceso de contratación, JACA podrá solicitar esta u otra información financiera como aclaración para mejor resolver, aun cuando no fuera solicitada en el cartel.

 

       IX. Entrega y apertura de las ofertas

1. Las ofertas deberán entregarse en las instalaciones de JACA, ubicadas en el Cementerio General de Alajuela, costado oeste del Parque Próspero Fernández.
2. Se recibirán ofertas hasta la hora y fecha máxima establecida en la invitación.
3. JACA cuenta con un horario de atención de lunes a viernes de 8:00 am a 4p.m. Una vez vencido el plazo de recepción de ofertas se celebrará su apertura.

 

        X. Solicitud de aclaración y subsanación de ofertas

1. JACA podrá solicitar la subsanación de aspectos formales no sustanciales de las ofertas.
2. Con el fin de facilitar su análisis comparativo, podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones que estime convenientes.
3. La solicitud de subsanación no significará una oportunidad al oferente para variar elementos esenciales de su oferta.
4. La consecuencia de no atender las subsanaciones o aclaraciones en el tiempo y forma podrá ser motivo de exclusión de la oferta por inadmisibilidad.
5. JACA se reserva el derecho irrestricto de adjudicar a uno o más oferentes en forma total o parcial, incluso reducir o aumentar el porcentaje que requiera de la oferta o bien no adjudicar a ninguno si considera que las ofertas recibidas no son satisfactorias a sus intereses, todo lo anterior sin ninguna responsabilidad de JACA.
6. El comunicado de adjudicación será efectuado por el mismo medio empleado para la invitación del curso.
7. Los concursantes también podrán realizar aclaraciones de oficio siempre que ello no altere en aspectos de fondo el contenido original de la oferta, por lo que el recibo de su respuesta queda a juicio de JACA.
8. Las aclaraciones enviadas por los oferentes se considerarán parte de la oferta correspondiente.

 

         XI. Adjudicación

1. Se considerarán elegibles únicamente las ofertas que cumplan con los requisitos técnicos, legales y financieros establecidos en el Cartel, el resto se declararán inadmisibles.
2. Las ofertas inadmisibles no serán sometidas al sistema de evaluación y comparación de ofertas.
3. Para el Acto de Adjudicación se contará según los días establecidos en el RLCA, salvo que la JACA requiera de un plazo diferente para adjudicar en situaciones justificadas.
4. JACA podrá excluir ofertas que se consideren ruinosas o excesivas.
5. Si el personal evaluador de la oferta concluye que los contenidos ofertados no son del alcance y calidad esperada, o que los precios son ruinosos o excesivos, o si estuviesen sobre el monto presupuestario disponible, o los tiempos de entrega ofrecidos son más altos de lo requerido y pudieran provocar la suspensión parcial o total del objeto de contrato, o la combinación de algunos de estos aspectos, o si al concurso no se presentaren ofertas JACA procederá a declarar desierto el concurso sin responsabilidad sobre los costos incurridos por los oferentes tanto en la preparación de la oferta como en sus posteriores aclaraciones.
6. Cuando, existiendo ofertas elegibles, pero por razones de interés público no se recomienda adjudicar, la Administración mediante acto motivado declarará desierto el concurso.
7. El acto de adjudicación, al igual que aquel que declare infructuoso o desierto un concurso, será notificado a los oferentes por medios oficiales.
8. La Administración se reserva el derecho de adjudicar el concurso a uno o más oferentes en forma total o parcial, por línea según lo indicado en el cartel.
9. La Administración se reserva el derecho de adjudicar al segundo mejor oferente en caso de declarar insubsistente el concurso.
10. Cuando existan más de cinco ofertas en un procedimiento de Licitación, o más de tres en un procedimiento de Contratación Directa; la Institución valorará las tres propuestas de menor precio respectivamente. En caso de que la cantidad de ofertas analizadas, no cumplan con requisitos de admisibilidad o técnicos del cartel; serán consideradas las siguientes propuestas mejor calificadas, hasta completar una cantidad mínima de ofertas admisibles (cinco y tres respectivamente).

 

        XII. Formalización de la contratación

1. Se entenderá como parte integral del contrato; el cartel (junto sus modificaciones y aclaraciones), la oferta adjudicada (junto con sus subsanaciones y aclaraciones) y el acto de adjudicación.
2. Cuando las especificaciones técnicas así lo indiquen la relación contractual será formalizará mediante un contrato privado el cual no requiere necesariamente su protocolización en escritura pública.
3. Cuando exista contradicción prevalecerá lo que indique el cartel sobre lo que indique la oferta, salvo que la interpretación aludida por la parte beneficie evidentemente los intereses de JACA.
4. En el caso de que la formulación documental del contrato resultare procedente y fuera necesario, JACA notificará al adjudicatario la fecha señalada para la firma del documento. Los gastos (timbres) que de ello se originen, serán cubiertos por el oferente, a menos que se indique lo contrario.
5. Si el adjudicatario no presenta la garantía de cumplimiento en el plazo indicado, o la presenta de manera defectuosa o no concurriere a la firma del contrato dentro del plazo indicado, sin que medie causa justa, perderá su garantía de participación o cumplimiento según corresponda, teniendo JACA la facultad de revocar la adjudicación y adjudicar a otro de los oferentes si conviniere a sus mejores intereses.
6. Se podrá resolver el contrato por incumplimiento del contratista, con esto se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento, así como efectuar la determinación de daños y perjuicios, procediendo incluso a realizar las retenciones económicas correspondientes a los eventuales pagos, sin perjuicio de la facultad de acudir a otra vía para obtener plena indemnización.
7. El contrato no podrá ser cedido, vendido ni traspasado parcial o totalmente a terceros, salvo autorización expresa y por escrito de JACA en este caso, a su exclusivo criterio, indicará las modalidades, procedimientos y formalidades a seguir. De producirse la cesión, la misma no podrá exceder el 50%.
8. En caso de empate puntual entre ofertas, salvo que en el documento de especificaciones técnicas se indique otra modalidad, la Junta considerará los siguientes criterios y en el siguiente orden de prioridad, hasta lograr un desempate:

1. Empresa PYME
2. Menor precio
3. Sorteo
4. Cuando se permita en las condiciones técnicas, el contratista podrá realizar subcontrataciones, pero deberá entregar una lista de todos los subcontratos que considere necesarios para asegurar el cometido del contrato. JACA verificará que cada subcontrato cumpla con sus intereses y que estén dirigidos como propósito al suministro de equipos, materiales y servicios. El contratista podrá según sus necesidades, eliminar de la lista subcontratistas y puede mediante una notificación escrita antes de la puesta en práctica y previa a la aprobación de JACA agregar uno o más subcontratos a la lista inicial. JACA y el contratista deberán de mutuo acuerdo modificar la participación de las empresas o firmas subcontratadas. No podrá subcontratar más de un 50% (cincuenta por ciento) del total de los servicios.
5. El contratista será el único responsable por el pago a cada subcontratista y a cualquier otra persona entidad o firma por su participación en el proyecto.
6. JACA no tendrá ninguna obligación contractual, entre los acuerdos privados celebrados entre el contratista y cualquier subcontratista. La aprobación o desaprobación por parte de JACA de subcontratos de conformidad con lo indicado en este cartel, no releva o libera al contratista de cualquier obligación o compromiso establecido en los términos del contrato.
7.  La nulidad total, parcial o bien ilegalidad, declaradas por autoridad competente de una de las cláusulas de la contratación, no afectará la efectividad y vigencia de las demás. Todo aquello que no estuviere previsto, se regirá por las leyes de la República de Costa Rica, ya que el contrato y las obligaciones que garantiza, son válidos, vinculantes y exigibles de acuerdo con dichas leyes y no contravienen ninguna de las disposiciones de cumplimiento obligatorio en la República de Costa Rica.
8. En consecuencia, todas las partes que se vinculen en la presente contratación se someterán a las leyes de la República de Costa Rica para la interpretación de este contrato. Cualquier demanda, en cualquier vía o procedimiento especial, acción o en general cualquier procedimiento relacionado con el presente proceso de contratación o su ejecución, de ser necesario, se someterá conforme a las Reglas de Conciliación y Arbitraje según lo estipulado en la cláusula correspondiente, para lo cual todas las partes renuncian anticipadamente a su domicilio. Sin perjuicio de la renuncia a sus domicilios, las partes señalan expresamente para oír notificaciones en caso de incumplimiento aquel que señale en la oferta y que en caso de resultar impreciso o inexistente, podrán notificarse por medio de Edicto publicado en el Boletín Judicial o en un periódico de circulación nacional.
9. El adjudicatario se compromete de manera formal e irrevocable a guardar la debida confidencialidad respecto a la información y las materias objeto de esta contratación, incluyendo la de los secretos de propiedad intelectual relacionados para satisfacer los servicios establecidos en esta contratación.  Dicha información será tratada por el contratista de acuerdo con lo establecido en el cartel y contrato suscrito con la Junta, y será utilizada única y exclusivamente para los fines de la contratación, y se compromete a realizar las acciones necesarias para salvaguardar su confidencialidad.  El contratista será responsable de la utilización que él y sus empleados o agentes den a la Información suministrada y de las consecuencias civiles y/o penales, así como de los daños y perjuicios que para la Junta puedan derivarse por el uso indebido de ella, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente sobre la materia.

 

        XIII. Seguros y responsabilidad patronal

1. El adjudicatario quedará obligado a adquirir y mantener vigentes durante todo el plazo contractual seguros por riesgos de trabajo, será obligación de la empresa adquirir una póliza preferentemente del Instituto Nacional de Seguros (INS), que cubra los riesgos del trabajo de todo su personal.
2. Cuando las especificaciones técnicas lo soliciten, será obligación del adjudicatario adquirir una póliza de riesgos a terceros preferentemente del Instituto Nacional de Seguros (INS), por el monto que allí se señale.
3. Será obligación del adjudicatario, demostrar a la administración del contrato, sobre los seguros tomados por estos conceptos, con indicación del monto, cobertura, el número de cada uno y el período de vigencia.
4. Las condiciones del seguro no podrán modificarse sin la aprobación de la administración del contrato.
5. De no cumplirse con estos requisitos, JACA resolverá el contrato y la administración del contrato no tramitará ningún pago de los servicios prestados.
6. JACA no mantendrá relación con los trabajadores o colaboradores del Contratista, quien será el único responsable de las obligaciones que devengue con ellos.
7. Las consecuencias de orden laboral y de accidentes de trabajo, serán de entera responsabilidad del adjudicatario, al igual que las derivadas de daños a las personas o bienes institucionales o de terceros, en consecuencia, para todos los efectos, el adjudicatario será reputado como patrón único y expresamente deja exonerada a JACA de cualquier responsabilidad de orden civil y laboral, con motivo de los servicios contratados.
8. En caso de producirse una situación de emergencia o accidente laboral se debe notificar a la institución por parte del adjudicatario.

 

        XIV. Responsabilidad social

1. El contratista estará obligado a cumplir con todas las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en el país, mantendrá a todos los trabajadores durante la vigencia del contrato, al amparo de los regímenes de seguro social y de riesgos laborales.
2. El contratista deberá obtener y mantener actualizados los permisos de funcionamiento, licencias y/o registros conformes a la actividad que desarrolla.

 

 XV. Entrega de bienes y muestras

1. Todo bien debe entregarse en el Cementerio General o Cementerio Las Rosas de Alajuela, a menos que se indique lo contrario en las condiciones técnicas o en la Orden de Compra.
2. Para todo producto químico se debe presentar su respectiva Hoja de Seguridad, la cual se debe entregar junto con el producto. Todo conforme al Reglamento para el registro de productos peligrosos en Decreto Ejecutivo 28113‐S.
3. Para los casos que se solicitó un certificado de calidad se debe entregar junto con el material.
4. Los equipos y mobiliarios deben ser entregados debidamente armados; a no ser que se indique lo contrario por parte de JACA.
5. Cuando se trate de bienes con información técnica, las fichas técnicas, certificaciones y manuales se presentarán en español, sino deberá entregarse con su respectiva traducción.
6. Cuando se solicite muestra esta deberá coordinarse con JACA, la misma será devuelta al momento de la adjudicación, al menos que se indique claramente en el Cartel técnico que la misma podría desgastarse o destruirse en el proceso de prueba.
7. Obligatoriamente todos los bienes adquiridos serán consignados a nombre de la JACA salvo que en el correspondiente Cartel se indique lo contrario.
8. El oferente queda obligado en caso de resultar adjudicatario de este procedimiento, a identificar cada uno de los bienes (equipo, maquinaria, mobiliario) entregados a JACA; al menos de forma adhesiva pre-impresa (tipo calcomanía) la información que se indica a continuación: • Nombre de la empresa y número de teléfono • Número de orden de compra • Plazo de garantía. La no entrega de esta información imposibilitará iniciar el trámite de pago respectivo.

 

 XVI. Entrega de servicios

1. El contratista aportará todas las herramientas, el equipo necesario, conexiones u otros para realizar todas las labores de ejecución del objeto del contrato, las cuales deberán ser aptas para el trabajo y estar en perfectas condiciones.
2. Solo se permitirán extensioneseléctricas seguras, en buen estado y no se permitirá extensiones que mantengan cables expuestos o que puedan generar un riesgo.
3. No se permiten escaleras improvisadas, las mismas serán inspeccionadas periódicamente y si se encuentra algún riesgo debe corregirse de inmediato. No se utilizarán escaleras metálicas, cuando se realice algún tipo de trabajo eléctrico.
4. El personal que manipule la maquinaria deberá estar calificado para esto y OBLIGATORIAMENTE deberá utilizar el equipo de protección personal, el cual debe ser suministrado por el contratista.
5. En caso de que el personal del adjudicatario ingrese o egrese de las instalaciones (oficinas) con paquetes, éstos serán objeto de control y revisión por parte de la administración, asimismo, dichos trabajadores deberán portar en lugar visible un documento – carné- que los identifique. 
6. Los empleados del contratista que ingresen a las instalaciones, con ocasión de la contratación, deberán acatar las disposiciones de seguridad, ética y comportamiento imperantes en la Institución.
7. El contratista tomará las medidas de seguridad suficientes para evitar daños materiales y físicos a sus trabajadores, a terceras personas, así como a la infraestructura física de la Institución. Por lo que debe utilizar todo el equipo especial y de seguridad necesario y requerido para la ejecución de sus labores, lo cual será supervisado por el adjudicatario.
8. El contratista será el responsable directo de los daños que sus colaboradores ocasionen a los bienes o instalaciones propiedad de la Junta o de sus funcionarios. No se tramitará ninguna factura, hasta tanto se haya efectuado la reparación del daño a entera satisfacción de esta Administración.
9. El contratista debe presentar al Administrador de Contrato, con al menos 48 horas de anticipación al inicio de los trabajos, el nombre del personal con sus respectivos números de cédula, el listado de herramientas y materiales a utilizar y la lista de vehículos, incluyendo características y placa, para generar los permisos de ingreso correspondientes. Asimismo, informar de cualquier cambio en el personal el mismo día o bien máximo un día después de que se formalizara la nueva subcontratación.
10. El adjudicatario debe indicar con 24 horas de anticipación el permiso de salida de material sobrante (indicando las características de los mismos) para generar los permisos de salidas correspondientes.
11. El área de trabajo se deberá delimitar con cintas de señalización de color rojo o amarillo “Prevención” o “Peligro”, de manera que no represente riesgo para otras personas.
12. Todo pasillo o puerta deberá mantenerse siempre libre, no se almacenarán cajas, materia prima o cualquier tipo de materiales, que bloqueen el paso.
13. Es responsabilidad del contratista mantener condiciones de orden y limpieza en sus respectivos lugares de trabajo, así como la recolección y eliminación diaria de los desechos que generen durante el desarrollo del trabajo contratado.
14. Dentro de las instalaciones está prohibido, el uso o la posesión de drogas, fumar o ingresar a las mismas bajo los efectos del alcohol.
15. El contratista deberá velar por que sus empleados respeten las normas mínimas de presentación personal, reguladas por la Institución, (no se permitirán trabajadores en pantaloneta, sin camisa, tenis, o camisas sin mangas).
16. Los trabajos eléctricos o que impliquen soldadura y/o corte, deberán coordinarse con la Institución, a efecto de evitar posibles conatos de incendio. El contratista deberá conocer la ubicación del equipo de combate contra incendio en el lugar, en caso de presentarse la situación y preferiblemente contar con personal con conocimiento en el manejo de equipo de combate contra incendios.

 

        XVII. Plazos de ejecución

1. El oferente deberá indicar en su oferta el plazo en días naturales en que se realizará la entrega o a partir de la notificación de la adjudicación, salvo indicación en contrario del cartel técnico.
2. De ofertar en una unidad de tiempo distinta a la solicitada JACA realizará la conversión de la manera que más le convenga.
3. Cuando se señale entrega inmediata se entenderá el plazo de entrega en 1 día hábil.
4. Dentro del plazo de entrega, se podrán realizar entregas parciales.
5. El plazo de ejecución se computará a partir de la notificación de la orden de inicio.
6. El plazo de ejecución podrá ser interrumpido únicamente por fuerza mayor, caso fortuito o causa imputable JACA en estos casos deberá solicitarse previo al vencimiento del plazo y con la debida prueba documental el reconocimiento del plazo ante el Administrador del Contrato.
7. El contratista deberá aportar el personal necesario para la prestación de las labores objeto de esta contratación, respecto del cual tendrá la condición de patrono y deberá asumir la responsabilidad civil y laboral con su personal profesional, técnico y operativo que asigne a este contrato de ahí que la Junta Administradora del Cementerio General y Las Rosas, quedará exenta de cualquier responsabilidad laboral.

 

         XVIII. Multas y sanciones

1. Cuando exista atraso en la entrega del bien y/o servicio adjudicado, conforme a las condiciones contratadas el adjudicatario deberá pagar a JACA por concepto de multa el equivalente a un porcentaje sobre el valor del monto adjudicado, por cada día hábil que se mantenga dicha condición.
2. Cuando las condiciones técnicas sean omisas en este porcentaje aplicará un 1% diario sobre el valor del monto adjudicado.
3. Se computarán como días multa el plazo que el contratista acumule sustituyendo bienes entregados que no cumplan las condiciones del contrato, modificando las inconformidades del servicio o rectificando la obra, cuando superen los plazos concedidos por el administrador del contrato.
4. Cuando la acumulación de la multa alcance el veinticinco por ciento (25%) del monto adjudicado, JACA podrá disolver el contratopor incumplimiento contractual, reservándose la posibilidad de acudir a la vía correspondiente para el resarcimiento de daños y perjuicios.
5. Las prórrogas que otorgue JACA en procura de garantizar la satisfacción del interés público no exoneran al contratista del eventual seguimiento judicial para el resarcimiento de daños y perjuicios, aun cuando los bienes y/o servicios sean entregados a satisfacción.
6. A juicio de JACA se podrá prorrogar el plazo de entrega, con el pago de las multas respectiva, por el plazo que sea necesario para asegurar la entrega efectiva de los bienes y/o servicios, en cuyo caso deberá el contratista ampliar la vigencia de la garantía de cumplimiento por el tiempo que sea necesario, de manera tal que en todo momento el Contrato se encuentre garantizado.
7. La multa podrá ser resarcida por facturas por pagar, retenciones de pago o garantía de cumplimiento.

 

         XIX. Garantías de participación y cumplimiento

1. Las garantías se regirán conforme a lo dispuesto en el Cartel. De no especificarse en las condiciones técnicas los montos o plazos de cada garantía se aplicará lo establecido la LCA y su Reglamento.
2. Cuando la administración lo estime conveniente y lo solicite en el cartel, el oferente presentará junto con su oferta, una garantía de participación de un 1% del monto ofertado o bien de un monto establecido según e indique en el cartel. Esto para asegurar la seriedad de la oferta ante la eventual negativa de formular o ejecutar el contrato. Deberá tener una vigencia de 120 días naturales, contados a partir de la fecha límite establecida para la recepción de las ofertas.
3. Las garantías de participación de los oferentes que no resulten adjudicados se pondrán a disposición de los mismos a partir de la fecha de comunicación del acto adjudicatario o en que se declara desierto o infructuoso el concurso. La garantía de participación del adjudicatario le será devuelta dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la garantía de cumplimiento.
4. Cuando la administración lo estime conveniente, el adjudicatario rendirá dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación de adjudicación, una garantía de cumplimiento equivalente a un 5% del valor total del monto adjudicado. La vigencia de la garantía de cumplimiento deberá mantenerse por un tiempo no menor a los 2 meses posteriores a la fecha prevista para la recepción del bien o servicio. El plazo podrá ser ampliado a conveniencia de la empresa.
5. Adicional a la garantía de cumplimiento, JACA se reserva el derecho de realizar retenciones al pago de hasta un 10%, si así lo indicara la especificación técnica. Tal retención será entregada al contratista al momento de que el objeto contractual sea entregado a plena satisfacción.
6. Es responsabilidad del contratista mantener vigente las garantías, sin embargo, JACA se reserva el derecho de solicitar la renovación de la vigencia en procura de resguardar los intereses institucionales. Por estos mismos motivos JACA iniciará los trámites de ejecución de garantía cinco días hábiles previos a la fecha máxima de vigencia.
7. La garantía de cumplimiento le será devuelta al adjudicatario en el momento en que a juicio de JACA éste haya cumplido satisfactoriamente todas y cada una de las cláusulas convenidas en el contrato objeto de adjudicación.
8. Las garantías deben ser rendidas en moneda de curso legal de Costa Rica.

 

        XX. Ofertas de empresas extranjeras

1. Podrán presentar ofertas extranjeras, siempre y cuando cuenten con un representante en territorio nacional con el fin de respaldar sus ofertas.
2. En caso de resultar adjudicada, la Orden de compra se girará a favor de su representante en el país con indicación expresa de la empresa extranjera adjudicada. Lo anterior aplica también para representantes de casa extranjera.
3. En todo caso los oferentes extranjeros se someterán a las leyes y tribunales costarricenses.

 

        XXI. Mecanismo de pago

1. JACA no realizará pagos por adelantado sin respaldo de algún entregable. Con excepción de que se estipule en las especificaciones técnicas claramente.
2. Las facturas deben presentarse en idioma español.
3. El adjudicatario conoce y acepta que, para iniciar con el trámite de pago, debe estar al día con las obligaciones de seguridad social de su empresa. 
4. Se tramitará la factura la cual deberá coincidir con la información y condiciones indicadas en la Orden de Compra.
5. JACA podrá realizar el pago de facturas hasta 30 días naturales después de la presentación de la factura.
6. Se podrá presentar la factura con la entrega a satisfacción del bien o servicio entregado. También podrán facturarse entregas parciales cuando así lo autorice el cartel.
7. El adjudicatario debe presentar junto con la factura de cobro que tramita, certificación de que se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y planillas del INS cuando corresponda.
8. Adjuntar a la factura comprobante de los pagos mensuales que correspondan al Instituto Nacional de Seguros (INS) por concepto de los seguros que se exijan.

 

        XXII. Consideraciones en seguridad ocupacional y ambiente

1. El administrador de contrato solicitará al contratista que defina la forma en que va a gestionar los residuos producto del servicio que brinda, mediante un Plan de Gestión de Residuos conforme lo establece la Ley de Gestión Integral de Residuos No. 8839 y su Reglamento.
2. Para todo producto químico el proveedor deberá hacer entrega y portar las hojas de seguridad correspondientes y reportar el ingreso de productos peligrosos cuando aplique (mercurio, asbesto, plomo, PCB).
3. La seguridad ocupacional y la prevención de accidentes es responsabilidad del adjudicatario, quien suministrará todo el equipo de seguridad necesario a sus empleados y debe asegurarse de que sea utilizado en la forma adecuada. Para lo cual cumplirá con la legislación en Seguridad y Salud Ocupacional vigente en el país y todas las normativas emitidas por las entidades competentes en materia de Seguridad y Salud Ocupacional, tales como el Ministerio de Salud, Ministerio de Trabajo, Consejo de Salud Ocupacional, Instituto Nacional de Seguros, entre otros.

 

        XXIII. Arbitraje

1. El oferente entiende y acepta que las controversias, diferencias, disputas o reclamos que pudieran derivarse de esta contratación una vez formalizada, serán resueltas mediante la presente cláusula de Arbitraje (salvo lo indicado en contrario en las condiciones técnicas), ya sean para conocer un extremo de la ejecución del contrato, el negocio y la materia a la que este se refiere concernientes a controversias de orden patrimonial que sean fundadas en derechos respecto de los cuales las partes tengan plena disposición y sea posible excluir la jurisdicción de tribunales comunes al tenor del artículo 18 de la Ley No.7727 “Ley sobre Resolución Alterna de conflictos y Promoción de la Paz Social” serán sometidas a Arbitraje.
2. El arbitraje será administrado por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica (CCACC), a cuyos reglamentos las partes se someten. EI lugar del arbitraje será el CCACC. EI conflicto se dilucidará de acuerdo con la ley sustantiva de Costa Rica.
3. Los procesos y su contenido serán absolutamente confidenciales.
4. Los gastos relacionados con el proceso de arbitraje, incluyendo los honorarios de los árbitros, los asumirá la parte perdedora total o parcial del arbitraje. Cada una de las partes cubrirá los honorarios de sus abogados y asesores. Todo esto sin perjuicio de la obligación de rembolso de cualquier gasto que le corresponda a la parte perdedora a favor de la parte ganadora. Para estos efectos, el laudo deberá condenar a la parte perdedora al pago de esos gastos, incluidos los honorarios profesionales de los asesores legales.

 

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