Política para la aceptación de denuncias

Con el fin de establecer las condiciones para presentar una denuncia por parte de los usuarios o los servidores del Cementerio General y Las Rosas de Alajuela, se constituye la presente Política para la aceptación de las denuncias.

1.    Denuncias.

Se dará trámite a aquellas denuncias relacionadas con posibles hechos irregulares o ilegales realizados por empleados, mal uso y manejo de fondos o recursos de la institución desde el ámbito financiero-contable, fallas en procedimientos, corrupción, así como faltas al Control Interno del Cementerio General y Las Rosas, de acuerdo con lo regulado en la Ley General de Control Interno y Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

2.    Origen de la denuncia.

La denuncia puede provenir de:

a) Un traslado de denuncia de la Contraloría General de la República, Defensoría de los Habitantes y Asamblea Legislativa.

b) Un trabajador de la institución.

c) Un documento de carácter anónimo.

d) Cualquier persona física, mediante documento firmado.

e) Una persona jurídica, mediante documento firmado por su representante legal.

3.    Admisibilidad de la denuncia.

La Administración o Junta Administradora, recibirá la denuncia mediante documento impreso o electrónico, dirigido a la Administración o la Junta Administradora, quienes tendrán la responsabilidad de evaluar la admisibilidad valorando lo dispuesto en el punto 1 de esta política. La interposición de la denuncia no conlleva costo alguno ni tiene formalidades especiales, salvo los requisitos mínimos señalados en ese documento. En la admisión de las denuncias prevalecerán los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y razonabilidad.

4.    Contenido de la denuncia.

La denuncia debe contener los siguientes elementos:

a) Nombre y apellidos del denunciante, número de cédula de identidad, teléfono, lugar y medio para recibir notificaciones. Salvo para denuncias anónimas.

b) Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación.

c) Se deberá describir la fecha y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto o departamento que presuntamente los realizó, así como los elementos de prueba que tenga para sustentar la denuncia.

d) Si se trata de prueba testimonial deberá señalar el nombre y dirección donde se localizarán los testigos, y los hechos a los que se referirán.

e) En caso de conocer de la existencia de prueba documental y no poder aportarla deberá mencionarse donde puede ser ubicada.

f) Los datos de los posibles afectados si los conoce.

g) El denunciante debe indicar si se ha denunciado, o si tiene conocimiento de que se estén investigando los mismos hechos en alguna otra oficina del Estado, o dependencia estatal administrativa o judicial.

h) La denuncia debe referirse a un sólo hecho o situación irregular, aunque sea contra personas distintas.

5.    Admisibilidad parcial.

Si la Administración o la Junta Administrativa, con apoyo de asesor legal externo, determina en atención de los requisitos de admisibilidad que el denunciante debe subsanar requisitos o aportar información adicional, se dará parte al denunciante si aportó medio para atender notificaciones cinco (5) días hábiles a partir de su fecha de recepción, para que se manifieste y aporte, los elementos necesarios que sustenten su denuncia. O bien para comunicar al denunciante el trámite que se seguirá con su denuncia, ya sea la admisibilidad, admisibilidad parcial, desestimación o archivo.

6.    Inadmisibilidad de las denuncias.

Serán inadmisibles las denuncias, en los siguientes casos:

 a) Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por los órganos competentes.

b) Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la institución.

c) Si el asunto planteado ante la institución, ya se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control o corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

d) Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Institución u otras instancias competentes.

e) Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado.

Se notificará al denunciante cuando se tenga un lugar para atender notificaciones sobre su inadmisibilidad.

7.    Desestimación de la denuncia.

Se desestimará y archivará cualquier denuncia cuando se determine que está en cualquiera de los parámetros citados en el artículo anterior según la valoración que hará la Administración o la Junta Administradora, mediante un acto debidamente motivado.

8.    Tipos de denuncias.

Se considerará los siguientes tipos de denuncias:

a. Denuncia escrita: La denuncia escrita deberá presentarse en documento impreso o digital, debidamente firmado. Se aceptará documentos con firma digital.

b. Denuncia verbal: El denunciante comparecerá personalmente en la oficina encargada de recibir denuncias, y expresará de modo oral la presunta situación irregular, indicando, además, su nombre y apellidos, número de identificación, lugar de trabajo, teléfono y lugar y medio para recibir notificaciones.

Al igual que en la versión escrita, su relato deberá contener una descripción clara y detallada de los hechos u omisiones denunciados, con indicación de las personas u órganos contra quienes se presenta, los datos de los posibles afectados si los conoce, mención aproximada de la fecha y lugar en que sucedieron, así como de los elementos de prueba que tenga para sustentar la denuncia.

 Si se trata de prueba testimonial, deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán los testigos, y los hechos a los que se referirán, así como medios de contacto futuros. En caso de conocer prueba documental y no poder aportarla, deberá indicar donde puede ser ubicada.

Si se estima conveniente o necesario, el interesado podrá ser llamado por la oficina receptora de la denuncia, para que aclare, amplíe o ratifique los términos de la denuncia.

9.    La prueba.

Se entiende como prueba, todos aquellos elementos de convicción suficientes y que se encuentren soportados en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación. Si se trata de prueba testimonial deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán los testigos, y los hechos a los que se referirán. En caso de conocer de la existencia de prueba documental y no poder aportarla deberá indicarse donde puede ser ubicada.

Si el denunciante es una persona menor de edad, los requisitos anteriores podrán obviarse a discreción de las dependencias ante las cuales se interpongan las denuncias respectivas. En caso de que se presuma que el hecho denunciado pueda afectar o poner en riesgo algún derecho del menor, deberá darse parte al Patronato Nacional de la Infancia para que se apersone a la gestión correspondiente, también deberá darse parte a los padres o encargados del menor.

10.Denuncias anónimas.

No se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima, conforme lo establece el artículo 13 del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito. En casos excepcionales podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso contrario, la autoridad respectiva no dará trámite y dispondrá su archivo.

11.De los denunciantes.

La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. No se tomará ningún tipo de represalia contra el denunciante, ya se trate de servidor o usuario.  Los efectos de cualquier represalia serán revertidos contra la persona que los emprenda, mediante sanciones internas o en otras sedes dependiendo de la gravedad del caso.

12.Formación del expediente.

La documentación elaborada por la Institución y otras evidencias de las investigaciones que efectúan la Administración, la Junta Administradora o un asesor legal externo, cuyos resultados pueden originar el inicio de un informe, serán confidenciales, inclusive con respecto a las partes. Continuarán siendo confidenciales, excepto para las partes, los documentos utilizados durante la formulación del informe respectivo, que origine la apertura de un debido proceso, una relación de hechos o una denuncia penal, y así mismo, una vez notificado el informe correspondiente a la administración y hasta la resolución final del procedimiento.

13.Legitimación.

Únicamente tendrán acceso al expediente de investigación, el denunciante, el denunciado, los apoderados especiales de éstos debidamente acreditados y sus abogados, cuando medie en ellos interés profesional.

14.Investigación.

Una vez admitida la denuncia y cuando fuera procedente, la institución dará inicio a la fase de investigación, la cual deberá concluir en un plazo no mayor a tres meses, con la presentación del informe, atendiendo a la complejidad y demás características del caso.

Para ello se conformará un e

xpediente que contendrá todas las diligencias previas, sean datos, informaciones, entrevistas, documentos, evidencias, elementos probatorios y demás insumos relacionados con el asunto, todo lo cual tendrá carácter confidencial.

La investigación se realizará por una persona con independencia al denunciante y el denunciado, de ser necesario por parte de asesores externos, con el fin de garantizar la imparcialidad del proceso.

La denuncia no formará parte de este expediente, sino que se archivará por aparte, en cumplimiento de la obligación de mantener confidencial la identidad del denunciante y las comunicaciones a éste, así co

mo cualquier diligencia realizada por éste se mantendrá en el archivo de la denuncia.

Concluida la investigación, se elaborará un informe que deberá contener: las actuaciones realizadas, una relación de hechos clara, precisa y circunstanciada, con indicación de tiempo, modo y lugar según se haya podido determinar, así como las consideraciones y recomendaciones que se estimen pertinentes.

Cuando en razón del resultado de la investigaci

ón se recomiende la apertura de u

n proceso administrativo para determinar eventuales responsabilidades, o una denuncia penal, se adjuntará el expediente o una copia certificada del expediente respectivo, con toda la documentación hab

ida y que sustenta el hecho acusado. El producto de la investigación realizada en su carácter de diligencias preliminares servirá de insumo para iniciar la causa administrativa.

El estudio o investigación de la denuncia se ejecutará de conformidad con las normas legales, reglamentarias y demás regulaciones atinentes a la materia de que se trate.

15.Adición y aclaración.

Contra el comunicado de resultados o informe de la investigación preliminar procederán únicamente la aclaración y la adición, en un plazo de tres días hábiles, misma que se podrá interponer ante el órgano competente que emitió los resultados finales, dicha solicitud, la podrá hacer la Administración Activa o quien demuestre interés legítimo ante el órgano que emita el res

ultado final de la investigación

preliminar.

16.Etapa de Seguimiento.

La etapa de seguimiento consistirá en la verificación del cumplimiento de las acciones, recomendaciones o disposiciones emitidas para cada caso en concreto y la tendrá a cargo la Administración o person

a que determine la Junta Administradora.

17.Medio de notificación.

Será comunicado por el medio que el denunciante haya seleccionado tanto el avance de la investigación, así como los resultados finales.  

18.Recursos.

Contra la resolución que dicta el rechazo, archivo, o desestimación de la denuncia, cabrá por parte del denunciante, únicamente los recursos de revocatoria y apelación, dentro del plazo de tres días háb

iles, siguientes a la notificación conforme al régimen de impugnación establecido e

n la Ley General de la Administración Pública.

19.Obligatoriedad de colaboración.

Toda persona funcionaria del Cementerio esta obligado a brindar la colaboración y coordinación que les sea requerida con el fin de garantizar la respuesta oportuna a las peticiones formuladas.

20.Del incumplimiento de las presentes disposiciones.

El incumplimiento de las anteriores disposiciones conllevará las responsabilidades administrativas y civiles que correspondan, según la normativa aplicable en cada caso, previo cumplimiento del debido proceso para tal efecto.